職員・社員名簿冊子（顔写真）の作り方｜ソフトとテンプレート
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職員・社員名簿（顔写真入り）冊子作成なら「ブックマ」のテンプレートが便利
*デザイン作成ソフトbookumaのダウンロード⇒bookumaダウンロードページへ
「顔写真付き」の職員・社員名簿でコミュニケーション問題解消
たとえば御社・貴会・貴校・貴団体などで、こんなことはありませんか？
「地方出張で、自社営業所・出張所などに行っても、そこの所員の顔と名前が一致せず、仕事の連携がスムーズに進まない」、「他部署連携時に、他部署署員のことを何も知らず、コミュニケーションがスムーズに取れない」…。
そんなとき、顔・名前・簡単なプロフィールが掲載してある「会話のきっかけになる」職員・社員（スタッフ）名簿があったら、社員・職員コミュニケーションの貴重なツールになると思いませんか。
bookuma名簿系テンプレートを活用して職員・社員名簿冊子を作ろう
ここでは、デザインソフトbookuma搭載の名簿冊子向きテンプレートを利用した、「顔写真つき名簿冊子」の作り方をご紹介します。会社・各種法人・学校・団体様の「社員・職員・会員・スタッフ・従業員・労働者・作業員」などの名簿冊子作成にご参照ください。
bookumaは、印刷発注も行える無料デザインソフト。テンプレート数は約700、レイアウト変更も自由です。本サービスの無料使用範囲については下記リンクへ。
職員・社員名簿冊子のソフトでの作り方の流れ
職員・社員・会員などの名簿冊子を作成するには、以下の１～４の手順を行い、その後、無料デザイン作成フリーソフトbookumaの「職員・社員名簿テンプレート」・「社員紹介テンプレート」を利用して、デザイン作成をしましょう。
社員名簿・スタッフ名簿テンプレートでの冊子レイアウトデザイン作成見本
１．社員名簿・会員名簿冊子に掲載する必要項目を決める
法令に定められた従業員名簿と異なり、コミュニケーションツールとしての社員・職員名簿なので、電話番号・住所・メールアドレスなどの個人情報はあえて省き、話のきっかけとなりそうな以下のような情報のみ掲載することをお勧めします。
・氏名（読みがなを含む）
・所属部署（所属学会・所属委員など）
・入社年度（中途採用の場合、必要あれば前職について）
・出身都道府県（市区町村レベルまでは掲載してもよい
・出身大学・学部学科
・自己紹介文（仕事以外に、趣味・家族・愛読書などのプライベート紹介を含むこと）
・顔写真
*法令で定められた従業員名簿には、「生年月日・性別・住所・採用年月日・履歴・退職又は解雇の理由」等の項目が必要ですが、社員コミュニケーション促進用の社員名簿には、それら個人情報は不要かもしれません。
２．社員・会員等の「名簿掲載用顔写真」画像の写し方
総務やプロカメラマンが「名簿冊子用顔写真」を撮影するのではなく、社員本人に名簿用顔写真を自撮りしてもらう際は、「顔写真の写し方」として以下の注意点をご伝達ください。以下の注意点は、よくある顔写真の失敗例でもあります。
名簿冊子用の「顔写真撮影」の注意点
・なるべく顔が明るく映っていること
・ボケたりぶれたりしていないこと
・必要な画像サイズ以上であること（縦横それぞれのピクセル数を伝える）
・顔写真のトリミングイメージ（掲載時の構図例を参考写真等で伝えるのがベスト）
・場合によって、再撮影をお願いすることがある旨
*顔写真を掲載することを拒否する社員（会員）がいる場合は、強制はせず、顔写真のスペースには、顔写真のかわりになるようなイメージ画像を掲載しましょう。
３．職員・社員名簿冊子掲載用の情報を以下の手順で集める
１．社員（会員）に情報記載用テンプレートファイルをワードなどで作成する
２．「テンプレート」をメールなどで社員（会員）に配布する。
３．顔写真を送付してほしい旨も依頼する（または総務などが撮影する）
４．記入済みテンプレート・画像を期日までにメールなどで返信してもらう
*名簿冊子に掲載するプロフィール文については、文字数指定の上、プロフィール情報の軽微な修正・校正については一任頂きたい旨を、伝えておくとその後の進行が楽になります。
４．職員・社員名簿冊子の掲載順番・分類について
名簿冊子に社員・職員を掲載する場合、一般的には以下の基準を併用して掲載順を決めます。名簿を見たときに、職員・社員を調べやすいかどうか、掲載順・掲載スペースを巡って問題が起きないかを考慮の上、ご決定ください。
名簿冊子の「職員・社員の掲載順・分類」のよくあるルール
●氏名別のあいうえお順（またはabc順）
●役職順
●入社年次の順番
●本社・支社・営業所・部課別の分類
●職種別の分類
次に職員・社員名簿冊子のテンプレートデザイン例を少し紹介します。
会社・企業の社員名簿冊子テンプレートとデザイン例
社員名簿テンプレート｜「支社・部署別分類・氏名あいうえお順」でのデザイン例
病院の医員・看護師の職員名簿冊子テンプレートとデザイン例
病院職員・スタッフを職種別・診療科別などで分類した名簿冊子デザイン作成例
福祉施設職員・スタッフ名簿冊子テンプレートとデザイン例
老人ホーム職員・スタッフを施設別・職種別などで分類した名簿冊子デザイン作成例
bookuma「社員・職員名簿冊子」のソフトbookumaでの作り方
１．紹介内容にあわせた職員・社員名簿テンプレートを選択する
bookumaのブックタイプ「社内報」を選びます。社内報には、さまざまな社員紹介人数のテンプレートが揃っています。その中から紹介人数・プロフィール情報の文章量があっているテンプレートを選びましょう。
２．職員・社員名簿テンプレートをカスタマイズ・ページ複製をする
選んだテンプレートのレイアウトデザイン変更・書式変更が必要な場合は、bookumaの「テンプレ編集機能」でテンプレートをカスタマイズをしましょう。なおカスタマイズしたページを「ページ追加」すると、同一デザインページのコピー（複製）を作ることも可能です。
なお、ページ追加する際に、コピー（複製）される範囲など、詳細については、下記記事をご参照ください。
３．職員・社員名簿テンプレートに画像・テキストを入力する
収集した社員・会員の情報を、テンプレートに入力します。画像をテンプレートに配置して、テキスト情報「名前・ふりがな・所属先・連絡先・プロフィール紹介文用など」をテキストスペースに入力します。
４．社員・会員属性が分かりやすいように冊子デザインを調整する
所属部署・所属支社・役職など、属性で目立たせたい箇所の色などを変更したりして、見やすい社員名簿のデザインにしましょう。
社員・職員名簿冊子の個人情報収集・処分の注意事項
名簿冊子で属性情報・画像情報を収集する際には、「情報収集の目的」と「収集した情報の利用範囲」について必ず社員（会員）に伝えましょう。そして、社員名簿の「処分方法」もできるだけ伝えましょう。詳しくは、社員の個人情報保護については社内報の「個人情報・プライバシー」保護の3原則をご参照ください。
*作成した社員・職員・会員名簿には、「社外秘」の記載と「冊子処分方法（要返却・シュレッダー裁断など）」について明記しましょう。社外秘と冊子処分方法については、念のため別紙でも知らせるのがお勧めです。
*デザイン作成ソフトbookumaのダウンロード⇒bookumaダウンロードページへ
