紙媒体とWEB社内報|そのメリット・デメリット比較

紙の社内報冊子のソフトで作成したデザイン案

 

デザイン作成ソフト「ブックマ」の社内報冊子デザイン作成例

 

 

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紙媒体の社内報は、中小企業にメリット大

ペーパレス、デジタル化推進の会社さんが多い中、「WEB社内報」ではなく、「紙媒体・本の社内報冊子」を発行するメリット・デメリットと意味について、お伝えします。また、本記事最後では、「PDF化社内報」についてもご案内します。

 

結論から言うと、中小企業は、「紙の社内報」をまず発行して、制作予算・制作スタッフを大幅拡充できるならWEB社内報を併用スタートするのがお勧めです。

 

パナソニック・セブン&アイ・ホールディングスなど大企業は、「紙媒体・WEB」の両方をやっていますが、中小企業が「WEB社内報から始める」のは、あまりお勧めできません。その理由は? ぜひ、以下記事をご参考に!

 

 

 

 

紙の社内報を発行する6つのメリット・意味

紙の社内報冊子の最大のメリットは、デバイスに依存せず、だれでも簡単にみられること。そして雑誌メディアのような体裁は、「掲載されること」に付加価値を生みだすことができます。以下に紙の社内報の6大メリットをご紹介します。

 

 

 

1.紙の社内報は、閲覧率が高い

紙の社内報は、WEB社内報と比べると閲覧率が高いです。WEB社内報の場合、閲覧率が低くなるのは、以下の3点の理由のためです。

 

 

スマホ・パソコンで閲覧可能な「他のWEBコンテンツ・ゲーム・SNS」全てがライバルになります。「他の面白そうなコンテンツを見ずに、社内イントラネットにアクセスしてWEB社内報を見なければならないのは、面倒くさい」のが社員の本音です。

 

社内パソコンで見るのはさぼっている感じがするので、読みにくい

スマホ対応がきちんとしていないと、通勤時にスマホなどで見にくい

 

上記理由のため、社内報コンテンツがよほど魅力的でないかぎり、一般的に「WEB社内報」は、「紙の社内報」より閲覧率が低くなる傾向があります

 

 

 

 

2.紙の社内報は、表彰状・表彰台になる

きちんと印刷・製本された「雑誌のような社内報冊子」に、自分の写真・記事が掲載されることは、まるで表彰台に上がるようなもの。社内報冊子に社員自身の写真・記事が掲載されることは、心理的「表彰」効果が高く、社員の自尊心をくすぐることができます。

 

WEB社内報でも類似効果はありますが、「デジタル」のため、紙の冊子ほどの効果は期待できません。同様に、「自社プリンターで印刷・製本した社内報」の場合も、見栄えが立派ではないので、表彰効果は薄くなる傾向があります。

 

 

 

 

3.家族・社外取引先・採用予定の学生・社員同士にも見せやすい

社員の家族も読者に含む「家族向け社内報」、お取引先様にも配布する「社外報」、学生向けに「社員採用ツールとして活用する社内報」などにした場合、きちんと印刷製本された社内報であれば、誰に見せても遜色がありませんし、簡単に見てもらうことができます。

 

WEB社内報では、社員以外にわざわざアクセスしてもらうのは、難しいですよね。もし社員の家族などにも読んでもらいたい場合、紙の社内報は有利です。

 

また、紙面が大きい紙の社内報は、会社の机の上にひろげて、社員同士でわいわい言いながら見るなんてコミュニケーションツールとしても、活躍することが多いのです。

 

 

 

 

4.発行間隔があいても読んでもらえる

WEB社内報は、2日に1回程度など、頻繁に更新していないと、あまり読んでもらえません。お気に入りのブログ・インスタなどがある方ならわかると思いますが、毎日更新しているWEBコンテンツの場合、見に行くことが習慣になり、閲覧率が高くなる傾向があります。

 

一方、たとえ面白いWEBコンテンツでも、更新が不定期だったり、更新間隔が長かったりすると、閲覧率はグンと下がります。紙の社内報なら、更新間隔が長い季刊などでも、十分見てもらえますので、社内報を頻繁に発行できない中小企業でも、社内報発行の効果を上げることができます。

 

 

 

 

5.季刊程度の頻度なら、WEB社内報アプリなどより安い

WEB社内報システム・アプリを導入した場合、頻繁に更新すれば「情報当たりの価格」は安くなりますが、情報更新をしないでも毎月ランニングコストがかかります。

 

一方、紙の社内報の場合、季刊程度の更新頻度なら、よほどページ数が多くない限り、WEB社内報システム・アプリの利用価格より安くなることがほとんどです。御社のケースで「紙とWEB」でどちらがコストがかかるのか、試算をしてみてましょう。

 

 

 

 

6.内容を深く理解して読んでもらえ、記憶に残りやすい

ペーパレス・デジタル化を推進している会社さんは多いですが、どうやら読書については、紙の特性がデジタルに勝るようです。

 

同一内容のコンテンツを電子媒体(Kindle)と紙メディアで読み比べてもらった場合、紙メディアをよんだユーザーのほうが、深い内容まで理解・記憶しているとの研究がいくつもあります(ノルウェイ スタヴァンゲル大学の研究者アン・マンゲン氏の記憶研究など)。

 

なぜ紙メディアのほうが良好な成績を上げるのかについて、「紙をめくるという触覚的な作業が視覚・理解をサポートしているのでは」と推論されています。

 

コーヒーを飲みながらをゆったり集中して読む、社長の経営理念などの深い話は、目に優しい紙の社内報が最適です。

 

 

 

紙の社内報を復活させる大手企業も!

パナソニックなどの大企業は、紙媒体の社内報冊子を一時やめたことがありますが、上記のような「紙媒体の社内報」のメリットを考慮して、現在では大きなコストをかけて、わざわざ紙の社内報を復活させています。

 

グリーなどのIT企業でさえ、「家族に見せやすい」・「社員同士で一緒に見られる」などのメリットを考え、紙の社内報を発行しています。

 

 

 

紙の社内報冊子発行のデメリット

・ページ数・印刷部数・発行頻度が増えると、それなりに印刷費がかかる

・デザイン外注を行うとデザイン費がかかる

・デザインを自作する場合、若干DTP知識が必要

・WEB比べて社内報の「配布」に手間・コストがかかる

・冊子処分時に、個人情報保護の観点から断裁などが必要

・急ぎの情報に向いていない

 

 

次に、WEB社内報のメリット・デメリットをお伝えします。

 

 

 

 

 

 

WEB社内報|そのメリット・意味

WEB社内報の最大のメリットは、「情報を発信すればするほど、情報1点あたりのコストが安くなる」ことです。また「情報発信スピードが速い」こと、「動画コンテンツなど多様な情報」を発信できることなども魅力です。詳しくは、以下のWEB社内報のメリット・デメリットを。

 

 

●WEB社内報発行のメリット

・情報量のボリューム制限がない

・頻繁に更新できる

・スピード発信・リアルタイム発信が可能。急ぎの情報発信に強い

・動画など、多彩なコンテンツ表現が可能

・後から情報の修正が容易

 

・人事・経理・総務情報など、急ぎの事務情報の配布に向いている

・紙媒体と違い配布コストがない

・社内のペーパレス化に対応できる

・情報発信が頻繁ならば、情報一点あたりの費用が安くつく

 

 

 

●WEB社内報発行のデメリット

・一般的に、紙媒体と比べて閲覧率が低い

・イントラネットなどへのログインが手間

・コンテンツ更新率が高くないと、閲覧率が下がる

・頻繁なコンテンツ更新には、複数の専属スタッフ・一定以上の予算が必要

・有料のWEB社内報専用システムを利用しない場合、WEB専門知識が必要

 

・動画配信には、動画編集をする技能が必要

・外部業者の社内報アプリなどを利用した場合、ランニングコストが意外にかかる

・家族・関係者・学生など、外部の人間に見せにくい

・取り扱い情報によっては、情報流出への注意が必要

・デジタルメディアで細かい字を読むのは、目が疲れる。

 

・紙と比べ、WEB社内報は社員同士の「共通話題」になりにくい。

 

 

なお、WEB社内報システム・アプリの導入費用・維持費用の相場はおおよそ以下の通りです。ご参考にどうぞ。

 

 

 

 

 

WEB社内報システム・アプリ業者の価格費用相場

以下に、WEB社内報システム・アプリを有料提供している業者の料金比較情報を掲載します。初期費用はある業者・ない業者がいますが、初期費用がかからない場合でも、月額3万円から20万円程度は、必要です。

 

 

 

WEB社内報の「有料システム業者」の価格・費用比較

項目 料金・費用体系
SKYARC 導入時80万円・月額48,000円
ENCOUNT 社員200名以下で月額158,000円(社員数により価格が変わる)
Arrange 月額30,000円(プランにより情報制限などあり)
ハル 初期設定200,000円~、保守管理費用年間1,200,000(別途各種オプション料金あり)
Wis works 価格未記載(問い合わせが必要)
InnerForce 価格未記載(問い合わせが必要)

 

※2018年10月時点。利用内容・変更により料金は異なる可能性があります

 

 

最後に、紙の社内報でもなく、かといってWEB社内報ともいえない「PDF社内報」について、ご注意点を。

 

 

 

「PDF化社内報」は、読んでもらえる?

社内報を印刷せずに、PDF化して、社内イントラネット・グループウエアなどで社員に読んでもらう「PDF化社内報」という方式があります。

 

特別なWEB社内報システムの導入も不要ですし、紙の社内報のように印刷コストもかからず、配布・廃棄の手間がかからないメリットがあるため「ペーパレス・経費削減」を優先事項としている企業様から、弊社も多数お問い合わせをいただいています。印刷注文がない場合は、「有料」でご対応はしているのですが、実はあまりお勧めしていません。

 

それは、この方式のPDF化社内報は、以下理由で「閲覧率が極端に低い」のです。

 

 

PDF化社内報の閲覧率が低くなる理由

  • 通常、イントラネットなどにログインが必要なため手間がかかる
  • PDFは、マニュアルなどに適した閲覧方式で読みにくい
  • PDFの閲覧は、大きいモニターでないと読みにくい
  • PDFは、スマホで見るのに適さない(WEBアプリ社内報は、スマホ閲覧が主流)
  • イントラネットの社内報は、家族や学生などに見せにくい

 

 

上記理由のため、弊社は「印刷を行わず、PDF社内報のみ」の導入について、ご相談を受けた場合、コストと手間がかかってもスマホ対応のWEB社内報アプリを導入するか、冊子印刷物にするかのどちらかをお勧めしています(弊社では、「WEB社内報アプリ」の提供はしていません)。

 

 

「PDF化社内報」は、1号目は物珍しさからある程度読んでもらえても、2号目以降は、ほとんど読んでもらえません。実際、2号目以降では、「紙の社内報」の閲覧率を100%とすると、「PDF化社内報」は10~20%程度でしょうか…。

 

 

多大なコスト・労力をかけて作った社内報が、効果を上げなかったら、なんとも残念ですよね。(※一方、社員に配布した印刷済みの社内報を、PDF化して自社HPに「アーカイブ」的に公開することは、「記録」として有意義と考えています)。

 

 

上記デメリットをご納得の上で、弊社ソフトを利用して「WEB用PDF社内報のみ」を発行されたいお客様は、お気軽に「お問い合わせ」から「お見積もり」について、お声かけください。喜んでご対応します。

 

 

※ホンラボでは、100冊以上印刷ご注文のお客様には「WEB用PDFを無料提供」
(100冊以下の場合は有料。詳しくはお問い合わせを)

 

 

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