社内報のリニューアル・改善術
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社内報のリニューアル・改善をする理由は、２種類
会社に「社長交代」・「M&A」・「上場」などの大きな動きがないのに、旧来の社内報の見直しが必要な場合、求められるリニューアル方針は、普通、以下の「A」・「B」の２種類しかありません。
A.社内報のマンネリ企画脱出・成果向上のリニューアル
B.社内報の「投下コスト（外部費用・人的労力）」の削減リニューアル
本記事では社内報企画内容を再考して、社内報の成果をアップする積極的リニューアルオープンするための「A」の方法ついてご紹介します。
１．社内報マンネリ企画脱出には、発行目的をリニューアル
創刊から数年以上経た「社内報」で一番多い悩み、それは「企画のマンネリ化」です。当然、創刊以来、社内報担当者はあらゆる企画を実行済みです。それ以上の新企画を考えつくのは、難しく「社内報の紙面もつまらない」状況。そんな「読まれない」社内報を「読まれる」社内報にするために、ホンラボが推奨するのは、「社内報の発行目的」の見直し・リニューアルです。それはなぜか…。
社内報でマンネリ企画が続くのは、社内報「発行目的」が原因のことが多いのです。たとえば、社内報発行目的が「社内コミュニケーションの活発化」のように曖昧な場合、つい企画内容も漠然となり、毎号の企画に変化を持たせることが難しくなります。毎号の企画を活性化するためには、社内報発行目的を見直し、可能な限り明確化・細分化しましょう。たとえば、御社の社内報発行目的が「社内コミュニケーションの活発化」のような漠然とした「大目的」だった場合、その下に、以下のような「小目的」を作ってみませんか。
「社内コミュニケーションの活発化」を小目的に分解
・社員同士の会話のきっかけとなる社員の近況・基本情報記事の提供
・他部署への理解を深めるため「他部署の近況情報」の提供
・優秀社員の成功事例などの知識を全社員で共有化する
・会社上層部の経営方針・上司の所見をわかりやすく伝える記事
・女性・新人・管理職など、立場の異なる社員同士の相互理解を深める
上記のように、社内報発行目的を明確化すれば、そのための企画も明快になり、毎号の企画に変化をつけやすくなります。社内報企画がマンネリ化したときは、小目的の１つに絞って、１冊丸ごと１テーマ大特集の社内報を発行するなんてのもお勧めです。
社内報発行「大目的」のリニューアルも効果的
社内報企画をさらに大胆に変化させしたい場合、思い切って社内報発行の大目的を１年ごとに変えるのもおすすめです。たとえば、いままでの社内報発行目的は「社内コミュニケーションの活発化」だったとします。しかし、今年は、「女性社員の活躍推進」を大目的にする。そして、それに合わせて小目的を考え（上記事例参照）、社内報企画を考えるのです。そうすると、毎年大きく企画内容が異なる社内報発行が可能です。ぜひ「社内報発行目的の細分化」、「社内報発行の大目的の変更」をお試しください。
２．社内報担当者のやる気・工夫力の改善
社内報担当者にやる気・積極性がないですか？ 実は、どの会社でもその原因は、たいてい同じ…。それは、「経営陣が社内報企画・編集・誌面の細かい点まで口を出しすぎる」ためです。
「社内報の発行目的」を決めるのは、経営陣たち会社上層部の仕事です。しかし、その目的をどのような企画・手段で達成していくのかを決める権限は、できるだけ社内報担当者に譲渡しませんか。
会社経営陣が社内報企画・編集の細かい点まで口を出しすぎると、社内報担当者は、上司に言われたことを実行するだけのイエスマンとなります。普通、会社の営業マンには、営業目標必達を伝えても、その売り方までは細かく指導しすぎないですよね。社内報業務も同じように考えていただきたいのです。
社内報担当者の企画内容・誌面が「社内報発行の目的」に沿っていない場合、上長がそれを指導するのは当然です。社内報担当者は「社内報発行目的」を達成する責任があります。しかし、その目的をどう達成するかは、社内報担当者に任せてみませんか。社内報担当者の自発性を生かす指導をすれば、時間は少しかかっても、最終的によりよい社内報になるはずです。
３．社内報の成果向上のための情報ボリュームを改善
会社経営陣が社内報に求める成果が、たとえば「社員同士の雰囲気をよくして、離職率を下げたい」だとします。すると、本来求められる企画は「ボトムアップの社員情報記事」のはずです。しかし、実際の社内報誌面は、上長の指示による「社長インタビュー」・「総務情報」などの、上意下達の企画内容ばかり。社内報に「求める成果」と「企画内容」に大きなミスマッチがあります。それなのに「社内報を発行しているのに、社内の雰囲気が改善していない」などの評価を会社経営陣は言ってきます。
上記ケースの場合、会社経営陣の「発行目的」の本音は「社長の経営方針を伝達したいだけ」だったりするのですが、社内報担当者が、「社内報の成果達成のために、社長インタビューを減らし、社員紹介などのボトムアップの企画を増やしたい」などと言えるはずもありません。そんなお困りに、ホンラボはシンプルな対策を推奨します。
それは、社内報全体の情報ボリュームを増やすことです。そうすれば、経営陣が希望する「上意下達的な情報」を維持しつつ、増やしたスペースで、「ボトムアップの社員情報記事」を紹介することも可能です。
もちろん情報ボリュームを増やすと人的コスト・資金コストは増加します。しかし、もし現在の社内報制作体制が、「他業務との兼任担当者1人」・「社内報ページ数は4P」・「経費はカラーコピー代のみ」で、社内報発行に求める成果は「社員同士の雰囲気をよくして、離職率を下げたい」だとします。普通、そんな大きい成果が、そんな厳しい体制で実現できるものでしょうか？ もし本気で社内報発行による成果を向上させたいなら、それにみあった最低限の体制・予算は必要です。社内報の「発行目的」設定にミスがなければ、「社内報の成果」は、通常以下の２つで決まります。
社内報の成果＝情報ボリューム（ページ数）×情報の質（企画・編集レベル）
社内報担当者が「情報の質（企画レベル・編集レベル）」を上げるには、ある程度の慣れが必要です。しかし「情報ボリューム」は、若干の予算増・スタッフ増ですぐに対応可能です。 「社内報の成果」を向上させたい場合、ぜひ「社内報の情報ボリューム適正化」と、それを実現する制作体制について、会社側と真剣に相談してみてください。
たとえば、社内報で達成したい成果を経営コンサルタントに依頼したら、いくらかかるでしょう？ おそらく、社内報制作予算にゼロが何個もつくだけの費用が必要です。もし、社内報で大きい成果を達成するおつもりなら、社内報にも最低限の予算・スタッフは必要です。もちろん、社内報に対する投下コストが増えれば、求められる成果も大きくなるでしょう。しかし「社内報予算」と「社内報に求める成果」の現実的な最適解はあるはずです。ぜひ、最高の答えを導いてください。
４．社内報担当者の編集力のリニューアル
社内報担当者が企画・編集・デザインにたいして、あまりに専門知識がないと、どうしても社内報誌面が「かっこよくなかったり」・「読みにくかったり」・「地味になったり」します。もし。それらに不安がある社内報ご担当者の方は、他の広報誌・雑誌などのよいと思われる点を研究して真似てみたり、社内報担当者・編集者向け書籍などを読み、少しずつ専門知識を習得してみてください。きっと、専門知識の増加に合わせ、社内報誌面・企画がグングンよくなるはずです。ちなみに、社内報でよくある「担当者の専門知識不足」からくる失敗は以下のようなものです。
よくある専門知識不足の失敗例
・社内報誌面での「適正な文字サイズ、行送りの間隔」が分からず、誌面の文章が読みにくい
・社内報誌面でいろいろな色・フォントの種類を使いすぎていて、誌面が読みにくい
・ページ周囲に余白（マージン）がないため、情報が詰まりすぎ、社内報に高級感が乏しい
・印刷に適した明るい写真データでないため、誌面の写真が暗く、誌面が暗い印象
５．社内報フォーマットを改善
モノクロ誌面・PDFのみの社内報・壁新聞形式の社内報などの場合、見た目の情報量が低かったり、閲覧しずらいため、どうしても社員の閲覧率は低くなる傾向があります。いまどきの若い社員でも読みやすいように、社内報はカラー誌面冊子・またはWEBで展開することをお勧めします。
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