個人情報・プライバシー保護の３原則｜社内報

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社内報作成の基本テクニック・知識編

デザイン作成ソフトbookumaでの「個人情報を扱う社内報社員紹介」記事の作成例

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社内報の個人情報保護の基本を知ろう

社内報では、社員紹介の顔写真・家族・結婚情報・慶弔情報などを載せることが多いため、社員のプライバシーに配慮した個人情報保護が必要なことは、もちろんご承知かと存じます。

 

社内報における個人情報保護について、「内閣府個人情報保護推進室」は、以下見解を示しています。それは、「従業員・家族の情報を社内報に掲載する場合、社内や従業員間での閲覧・回覧だけであったとしても、誰を対象に情報が公開されるかを本人に伝え、同意を得る必要がある。また入手した個人情報の利用目的を社内報などにも明記することが望ましい」というものです。

 

この見解を踏まえ、社内報取材で「社員個人情報」・「プライバシー情報」を取得した際は、以下３ルールにのっとって、情報をお取り扱いください。社内報の個人情報保護でトラブルになる可能性は、グンと低くなるはずです。

 

 

１.社内報取材時に取得した個人情報の「扱い・配布範囲」を伝える

具体的には、「取得した個人情報を社内報以外でも使用することがあるのか」、「社内報の配布範囲はどこまでなのか」を、社員に伝える必要があります。たとえば、社内報の読者は、「社員のみ」・「社員とその家族」・「社員とその家族・取引先」のいずれなのか、などです。以下のような例文で、事前に社員に「個人情報の扱い・配布先範囲」を書面・メールなどで伝えましょう。もしくは、社内報に「個人情報の扱い・配布範囲」を掲載するのもお勧めです。

 

「個人情報の扱い・配布先範囲」を伝える例文
社内報の取材・撮影時に取得した個人情報は、社内報作成の目的以外では、使用しません。また社内報の配布範囲は、社員とその家族とします。

 

※採用活動などで学生に社内報を配布する可能性がある場合は、その旨も掲載

※社外報として、外部取引先に配布する可能性がある場合は、その旨も記載

 

 

 

２．社内報掲載について、社員の同意を得る

社内報の取材申し込みに際しては、取材対象の社員に社内報に掲載する旨をきちんと伝えましょう。ただ、取材時に毎回同意書をきちんととったりすると、社員さんの個人情報保護意識が強くなりすぎ、今後の社内報の運営面では、マイナスかもしれません。実際は、口頭の同意確認だけの会社さんがほとんどです。口頭での同意確認のみでは心配な場合は、社内報の取材申し込み時に「取材申し込み書」を渡して、その書面に、取材・撮影内容とともに、「個人情報の扱い範囲」と「社内報掲載号」について記載しておくのもよいでしょう。

 

社内報掲載について、事後同意を依頼する場合
以前、弊社サービスをご利用の法人様から、「忘年会」で撮影した社員に、社内報掲載について事後同意を得たい旨のご相談をうけたことがあります。その際は、以下方式をお勧めしました。

 

事後同意を得るための方法について

パターン１：社内報編集部が各部署上長に、「忘年会時に撮影した写真を社内報に掲載する旨」を記した「書面」データをメールで送り、各部署において、その印刷物を掲示、または回覧してもらう。上長には、部員に「見ておいて」と一声かけていただく。

パターン２：本社・支社の回覧スペースに、社内報編集部が「忘年会写真の社内報掲載」について書面掲示をして、上長から、軽い説明とともに、各部員に「気になる方は見ておいて」と声をかけてもらう。

 

事後同意の書面には、「昨年の忘年会で撮影した社員の写真を、社内報に掲載する予定です。掲載されることに異議がある方は、お手数ですが社内報編集部の○○までご連絡ください」などの説明を入れる。

 

 

 

３．個人情報保護に留意して、社内報を処分してほしい旨を伝える

社内報が不適切な方法で処分され、「社内報掲載の個人情報」が意図しない場所・人に流布されてしまうのを避けるため、社内報所有者に適切な処分をするように促しましょう。社内報に、以下のような注意文を掲載するのを推奨しています。

 

社内報の処分方法について注意を促す例文
本誌には、社員・社員の家族の個人情報などが掲載されているため、廃棄場所や廃棄方法については、十分なご配慮をお願いします。

 

以上、社内報の個人情報保護について伝えましたが、実際のところでいいますと、弊社サービスで社内報発行をしている「50～500人程度の企業様」で、社内報に個人情報保護の旨につき記載している会社さんは、10社に１～２社程度でしょうか…。ただ、ホンラボとしては会社側のリスク回避をする観点から、社内報発行時は、一定の個人情報保護対策をとることを推奨します。

 

 

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