社内報冊子・本の作り方｜はじめてのご担当者へ
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社内報冊子・本の作り方
紙の社内報冊子・本を創刊することになったり、新たな社内報担当者になったりした方向けに、社内報作成・制作の流れ・作り方をご紹介します。
１．社内報発行目的を決め、目的の達成方法を考える
・社内報発行目的の決定
なぜ社内報を制作するのか？ 発行目的を考える。特に社内報を必要と言い出した責任者や社長の意向をきちんとインタビューして、「このコンセプトで間違いないか」との旨を確認しておきましょう。
ここできちんと社長等の意向を確認しないと、後でおおきなやり直し作業が発生する可能性が。同時に、社員に「どんな社内報を期待するか」・「どんな記事が読みたいか」のインタビュー・アンケート・座談会等もしておくと、きっと発行後の社内報に対する社員の関心も上がります。
社内報のよくある目標・目的では、「社長の経営理念浸透のためのツール」・「社員・従業員の士気向上」・「社員の人間関係向上のため」・「コミュニケーションツールとして」・「営業成績優秀者懸賞のため」・「若手社員の早期退職防止のため」・「お取引先さまに親近感を持ってもらう営業ツールとして」などがあります。
さらなる詳細情報は、社内報発行の「目的・意味」へ
・編集方針・誌名の決定
作成目的を達成するための、編集方針を決める。もし社内報の名前がまだ決まっていない場合は、社内報の作成目的を考慮した社内報の名前を考える。
・社内報作成予算の調査
社内報の外注制作予算・印刷予算の相場をインターネット上などで調査する。企画・取材・撮影・執筆を社内報制作会社に外注するかどうかによって大きく制作コストは変わります。印刷価格は、それに比べれば、そこまで変わらないことが多いです。
２．スタッフ・予算・制作体制を決める
・担当者の決定、協力体制の構築
社内担当スタッフの人数・費やせる時間を調べ、協力者を手配する。よくあるお困りケースは、社内協力者がいず、社内報担当者1人が作業を丸抱えして、孤立してしまうケース。
社内報担当者1人が、企画・取材からデザイン作成などを全て行うと、社内報は行き詰まりやすいです。サブ的な協力者が全くいない場合、企画が単調になったり、社内報への理解・協力が得にくくなったりします。可能なら上司に理解してもらい、各部署に社内報作成の協力者をおいてもらうなどを検討しましょう。
・外注か内製か、制作ソフトなどの決定
社内報制作業者に外注するか、社内で自主作成するかを最終的に決める。社内報作成業者に委託の場合、以下の項目を委託業者と相談のうえ決定。
なお自社で自主作成する場合は、作成に使用するソフトを決める。WORD（ワード）・EXCEL（エクセル）・POWERPOINT（パワーポイント）等やフリーソフトから選ぶが、使用ソフト決定後は、そのソフトで手間いらずで実現可能なレイアウトを考慮して、ラフレイアウト・取材内容を考えること）。
詳しくは、社内報の外注デザイン料金・費用の「予算別の作り方」
３．ページ数・企画立案・台割・ラフレイアウトの決定
・社内報冊子の総ページ数・印刷部数を決める
・社内報コンセプトを意識しつつ、記事の企画を立案する。
・各記事に割り当てるページ数を決めるため「台割」をつくる
・記事の仮タイトルを決め、記事ごとにラフレイアウトを作る。
・ラフレイアウト内の写真内容・写真点数・文章量をチェックする
４．企画記事の撮影・取材
・取材対象者の業務を考慮して、取材内容・取材スケジュールを考える。
・社内報の取材アポイントをとる
・ラフレイアウトの画像（サイズ・縦横比）・文章量を意識して取材を行う
５．社内報冊子のデザイン発注を行う
・デザイン発注用の正式なラフレイアウトを作成する
・画像は印刷に必要なサイズを満たしているか確認する
・レイアウトデザインの外部発注、または自主制作を行なう
６．原稿執筆・デザインの完成・校正
・レイアウトの文章量をチェックして、WORD（ワード）等で原稿を執筆する
・出来上がった社内報のレイアウトデザインに原稿を流し込む
・文章の校正作業を行なう。固有名詞（氏名・役職・商品名等）や住所・電話番号等のミスに注意
・必要あれば取材対象者に原稿内容の確認を依頼する。依頼時は、返答期限を伝えること。
７．印刷発注・社内報の配布・アンケート
印刷会社の正式見積もり後に、印刷発注を行なう
印刷物の納品到着後、社員・社外へ「社内報」を配布する
各記事へのアンケート・感想を集め、次回の参考にする
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